Une base de données (en anglais database), permet de stocker et de retrouver des données brutes ou de l'information, souvent en rapport avec un thème ou une activité ; celles-ci peuvent être de natures différentes et plus ou moins reliées entre elles. Leurs données peuvent être stockées sous une forme très structurées (base de données relationnelles par exemple), ou bien sous la forme de données brutes peu structurées voire déstructurées (base de données NoSQL Redis par exemple). Une base de données peut être localisée dans un même lieu et sur un même support informatisé, ou réparties sur plusieurs machines à plusieurs endroits.
Access est un logiciel permettant de gérer des données en masse : une liste de clients ou de fournisseurs, un stock de produits, des commandes, un club de tennis, une cave à vin, une bibliothèque, une collection de timbres-poste…
Access est un logiciel permettant de gérer des données en masse : une liste de clients ou de fournisseurs, un stock de produits, des commandes, un club de tennis, une cave à vin, une bibliothèque, une collection de timbres-poste…
Excel est un tableur : il ne vous propose pas d’autre présentation que des tableaux, en lignes et en colonnes. Access vous propose davantage de possibilités et vous permet de personnaliser votre base de données pour en faire une application sur mesure. Avec Access, vous avez également la possibilité de relier plusieurs tables de données : vous pouvez ainsi mettre en relation le fichier client, les commandes, la facturation et la mise à jour des stocks pour effectuer une gestion commerciale complète. De plus, Access permet de gérer les données avec beaucoup plus de sécurité et de facilité. En revanche, Access est plus strict d’utilisation, il demande un effort d’apprentissage, alors que vous pouvez utiliser Excel en quelques heures.
→ Les TABLES servent à STOCKER les informations. Ce sont des fichiers contenant un ensemble d’informations autour d’un même thème ou concept. Exemple 1 : une table « employés » qui contiendrait des renseignements sur chaque employé (nom, adresse, fonction, date d’embauche…) Exemple 2 : une table « articles » qui contiendrait des informations techniques sur chaque produit (désignation, référence, prix, quantité…)
→ Les REQUÊTES servent à FILTRER les données en fonction de critères précis. Elles servent donc à extraire les données des tables, permettant de sélectionner une partie des données. Elles permettent également de réaliser des ACTIONS sur ces données, comme d'effectuer des calculs, des modifications, des suppressions… Les requêtes peuvent être enregistrées et ainsi réutilisées aussi souvent que nécessaire, et vous pourrez par la suite les intégrer aux formulaires et aux états.
→ Les FORMULAIRES permettent la SAISIE et la MODIFICATION d’informations dans les tables, mais de manière plus conviviale que dans les tables : plus besoin de se contenter d’une présentation sous forme de lignes et de colonnes, vous pourrez ici intégrer des cases à cocher, des listes déroulantes, des titres, des cadres, des images… Les formulaires constituent un environnement facile à manipuler qui vous permettra même de laisser des novices utiliser votre base de données.
→ Les ÉTATS servent à IMPRIMER les données, et permettent de présenter un même fichier de données de façons différentes : liste de clients sur 3 colonnes, liste de clients par ordre alphabétique de nom et regroupés par région, liste de clients avec adresse complète… Les variations sont infinies.
→ Les MACROS permettent d’AUTOMATISER certaines actions, en programmant des boutons de commande. Par exemple, vous pouvez dans un formulaire ajouter un bouton qui appelle un état.
→ Les MODULES servent à PROGRAMMER de manière beaucoup plus pointue que les macros, et ne sont pas destinés au grand public, mais aux utilisateurs avertis. Ils nécessitent la maîtrise du langage de programmation VBA (Visual Basic for Applications).
→ Le LANGAGE SQL est le langage informatique universel qui permet de manipuler les objets et les enregistrements des bases de données.